档案的建立与管理 物业档案资料管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以 为卓越的物业管理提供有力的支持。在蓝蝶苑小区的物业管理服务中，我们严格执行万科物业的档案管理标准，做到每项工作有理论、有制度规范、有详实记录，利用智能化系统、电脑系统和原始文件资料管理三个手段，对小区档案进行完善化、规范化以及有序管理。
（一）档案的建立与分类 物业档案是指在建设及经营管理活动中形成的全部文件、资料、记录的总和。
1、物业档案 小区建设竣工资料：
综合资料：项目土地使用合同；工程招、投、定标书；竣工报告、竣工验收证书 等等。
土建资料：主体隐蔽工程验收记录等。
给排水、消防资料：开竣工报告及中间交工验收证明书；隐蔽工程验收记录等。
电气资料：开、竣工报告及中间交工验收证明书；图纸会审及设计变更通知等。
施工图：总平面布置图（包括综合系统图）；建筑施（竣）工图；结构施（竣）
工图等。
声像资料：建筑前后的现状、侧、立面照片等。
服务中心承接查验小区有关资料和协议 小区改造变更资料（含装修管理资料）
设备资料：设备技术资料 2、住户档案
住户资料：入住通知单、购房合同、住户家庭基本信息登记表、业主身份证明、 验房签收表、物品发放登记表等。
装修资料：装修申请、审核意见、施工人员资料等。
物业管理费及其他费用收取资料。
房屋租赁资料。
产权转让资料。
3、管理档案 政府、主管部门文件：法律法规、批文、通知等。
往来文件。
内部管理文件资料：
体系资料：包含体系文件及未纳入体系文件的制度、规定、办法、作业指导书、 组织架构、职务说明书、岗位职责、守则、格式合同等其他管理制度； 合同、协议：物业管理委托合同、其它合同、协议等； 业主委员会有关资料； 公司规章制度、工作标准、操作规程等； 财务管理：帐册、报表、凭证等； 人事资料：员工资料、招聘培训资料、劳动合同、劳资资料、考核资料； 行政资料：通知、通告、报告、会议纪要、内部文件等； 图书、报刊、杂志； 其他文件：包含标语、温馨提示、启示、海报以及不能归属于以上类别的文件。
4、运行记录资料档案 客服：住户报修记录、走回访记录、住户意见征询记录、统计、住户意见受理记
录、文化活动记录等； 维修：设备台帐、设备运行记录、设施设备维修保养记录、更新改造记录等； 秩序维护：住户车辆登记、进出车辆管理记录、访客管理记录、巡视管理记录、 监控记录、突发事件记录、消防设施设备管理检查记录等。
环境：绿化档案、绿化更新改造资料、苗木病虫害防治记录、苗木修剪记录、苗 木浇水记录、苗木施肥记录、园林机具维修保养记录等；清洁卫生记录、蚊蝇等消杀记录。
质量管理资料：包含内外审资料、客户满意度调查资料、QC
小组活动及创新活动资料等。
客户服务中心：社区资源经营资料、经营服务管理记录、商务服务记录、行政后 勤资料、印鉴证照资料---包含公司章程、资质证书、公司及项目营业执照、印鉴、组织机构代码证、税务登记证（国税和地税）
、收费许可证（备案回执）
、内部保安组织许可证、社会保险登记证、卫生许可证、停车场许可证、无线电台执照及各种荣誉证明（无证书的奖牌需有照片存档）等。
（二）档案管理 1、档案资料管理运作流程图：
委托方 服务处 提供的资料 建立的资料 服务处 档案管理室
借阅文件 复印文件 张贴文件 作废文件 2、档案资料收、发管理程序 服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过服务中心经理或其指定 负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
服务中心日常管理文件（如服务中心通知、通报等）按照本公司制定的文件管理 程序进行发放及接收手续，并分卷立档。
3、档案的日常管理 服务中心资料管理员负责物业档案、管理档案的管理，包括文件资料的发放、更 改、控制和归档；外来文件及其他部门文件的传阅和归档。对文件资料划分密级和发放范围及保存期限等。
客服中心负责住户档案资料的管理；各业务部门负责本部门文件资料及日常运行 记录的管理、汇总、统计等。每年底根据相关规定要求统一保管。
住户档案从住户入住开始，着手住户家庭资料的收集，通过客服中心与客户服务 中心的密切合作，结合日常走回访、住户意见征询、服务要求、社区文化活动等渠道，完善住户信息，并以之为住户提供服务依据，从而有效地提高服务质量和服务水平。
档案管理除详细记录管理过程外，一个重要目的是从中发现管理不足，改进管理 工作。各部门除日常工作都需形成记录外，应按月、季、半年、年汇总、统计、分析，从中发现管理中存在的漏洞、缺项，提出报告和可行性改进意见，经工作
会议讨论、论证，项目经理决策，修正各项管理规程，提高管理水平，积累形成管理经验。
4、档案管理方式 档案资料采用多种形式的贮存方式，包括计算机硬盘、软盘、光盘、录像带、录 音带、胶卷、照片、图表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。计算机安装杀毒软件，并定期升级、杀毒。外部人员不可随意使用服务中心计算机，密码由操作人员保管并定期更换。
采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。
严格管理内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管， 确保文件的安全。
加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁具符合防盗、防火， 档案保存房间满足防虫、防鼠、防潮湿的要求。
坚持对档案管理工作检查指导，一方面检查档案管理绩效，另一方面从档案资料 中可侧面了解服务中心各项工作的运作情况。
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