项目名称：
中海油档案管理规范化应用
摘要
中海油经过三十余年的发展积累了的丰富的历史资料档案，但由于种种历史及现实原因，与国际国内先进的档案管理企业相比，目前档案管理工作相对落后。需要建立一套中海油自己的档案管理体系建，实现对全海域所有资料档案的科学管理及加工利用。本项目主要围绕着紧紧抓住体制机制建设、基础业务建设和信息化建设三条主线，建立一套中海油自己的档案管理体系。
一、概述 档案记录着一个企业的建设史、成长史、改革史、发展史，是公司资产和生产要素的重要组成部分，是企业的重要知识资产和核心信息资源。中国海油的档案涵盖了各个时期的勘探开发、生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，对提高企业决策水平和生产效率，促进企业发展发挥着重要作用。对于中海油这样一个以油气为主业的企业来说，资料档案尤为重要。随着新技术的发展，分析老旧资料、筛查历史资料，从老旧和历史勘探资料中挖掘出大油气田的先例数不胜数，可以说资料档案就是油气行业宝贵的隐性金矿。
中国海洋石油总公司的档案管理工作一直由总公司办公厅牵头负责，各下属单位也相应设专职或兼职档案管理人员负责本单位的档案管理工作。近年来总公司办公厅一直在全海域推行档案管理目标考核，要求各单位对档案实施专业化、系统化的管理，并成立检查组，定期对各单位档案管理情况进行检查和评比。在各方努力下，各单位注重档案管理，并投入了相应的人力、物力和财力来加强档案收集保管工作。如渤海地区建有专业的档案馆，海工建有专门的档案室，北京地区总公司办公厅、研究总院、中海实业公司、化学公司、基建公司等在各个大楼设立了自己的档案室等等。
中海油经过三十余年的发展积累了的丰富的历史资料档案，但由于种种历史及现实原因，与国际国内先进的档案管理企业相比，目前档案管理工作相对落后。主要表现在：
1）地域及业务分散，缺乏统一的管理体系及规范，导致档案管理的标准化和流程化较差。由于地域分散、业务门类宽泛，总公司下属资料档案分别在各海域、各单位手中保管，总公司虽有管理规范，但单靠一个规范并不能完全适合。各单位根据自身的实际情况制定自己的资料档案管里办法，没有从总公司层面建立统一的档案管理体系，各单位的保管方式、编码格式等五花八门，缺乏一套标准化的操作办法。
2）软硬件设施相对落后，影响档案管理科学性及专业性。受物业条件及资料档案存储规模的限制，很多新组建单位的档案室硬件设施不达标。尤其以京直地区最为突出，目前京直地区缺乏一座现代化的档案馆，总公司档案屈就在朝阳门大厦临时档案库房，京直地区各二级单位档案也多在临时档案室。这些临时的档案室是不符合国家档案管理办法的，防火、防水、防盗、保密、温湿度、灯光等方面均存在较大的隐患。
3）缺乏集中统一的档案管理平台和信息资源共享平台。在资料档案管理的信息化、数字化方面，各单位水平参差不齐，部分单位还停留在原始的人工借阅档案管理阶段，部分单位已经建立信息化管理系统。但很多档案管理系统仅专注于某一档案室或某一专业系统，有的使用兰台系统，有的使用自己开发或外购的 OA 系统，层次不一，规范性、可开发性、服务性、共享性较差，不能形成总公司范围内的统一查阅、调配和使用共享。
4）重藏轻用，开发利用程度不够，档案借阅和使用率低。目前多数档案管理部门及人员的主要任务是收集整理档案、纸质存档、电子加工存档、上线保存。完成上述一系列任务后，档案怎么使用，谁来使用，则不是档案管理人员的关注点，总体上对资料档案的开发利用程度不够，导致档案借阅和使用率低。
基于以上问题，本项目主要围绕着紧紧抓住体制机制建设、基础业务建设和信息化建设三条主线，建立一套中海油自己的档案管理体系。
二、档案管理规范化的价值 建立一套中海油自己的档案管理体系建，实现对全海域所有资料档案的科学管理及加工利用有如下重要意义及价值：
1) 财富的保存：有效解决档案重复立档问题，提高档案科学管理水平，实现档案的及时归档；加强标准流程推广，实现档案工作的精细化管理。有效保护档案原件，提高库藏档案保管水平；能够大规模、科学、合理、专业的保管和存放原始资料档案，确保档案的完整性和权威性；能从总公司层面统一管理和投入，改变了各自为战的散养档案模式。
2) 金矿的挖掘：数字档案管系统的开发和建立，能够让海油的各类角色都能直接在网上方便调阅和查阅资料档案，提高查阅和使用档案的准确性、及时性；实现档案信息资源共享，提高档案资源开发利用水平；深入开发利用档案资源，可为科技兴油、勘探突破、老区稳产、炼化改造和管道建设等提供丰富信息支持，为维护企业和员工合
法权益提供可靠依据，档案工作在服务企业主营业务发展、服务重点工程建设和服务国际化经营发挥的作用越来越明显。
三、项目实施内容及方法 （一）项目实施内容 本项目立足于建立一套中海油自己的档案管理体系，实现“一个标准、一个系统”，实现从总公司层面统一投入和管理资料档案，提高库藏档案保管水平，实现档案信息资源共享，提高档案资源开发利用水平。
1) 一个标准：全海油系统统一使用一套档案管理规范，统一归档范围及整编原则，设定统一的归档方式，包含资料收集、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序及提供利用等，使各环节有章可循。
2) 一个系统：全海油系统统一使用一个纵贯全海油的数字档案馆系统，建设企业内档案管理网络，汇集基层部门日常流转资料进行自动归档；档案信息系统安全防护，分级设置管理人员查阅权限，根据档案密级进行加密防护措施；研究档案备份方法与策略，为规避网络风险将归档文件进行备份。
（二）项目实施方法 此科研项目拟遵循“项目调研——整理开发——成果试点”的技术路线进行实施。
项目调研阶段，选取 2 至 3 家海油系统单位，对其业务特点、管理制度及档案管理的现状进行情况调查和梳理，编制档案管理制度的初稿。
整理开发阶段，一方面，结合前期的调研结果，对样本单位进行档案
的收集和整编，对档案管理制度进行修改完善。另一方面，根据档案用户的实际需求和“档案管理规范”开发数字档案馆系统，并购置系统运行所需要的服务器、网络系统等软硬件设施，初步建立数字档案馆体系架构。
成果试点阶段，汇总各家档案管理规范的初稿，形成“一个标准”，并在样本单位进行实施；实现数字档案系统的架设、部署；实现异地之间互联互通使用；实现“一个系统”。
四、项目的应用前景及效益分析 1) 总公司机关及各所属二级单位全部部署统一的档案规范和数字档案馆系统，按每家单位 200 万元服务费及软件费用计算，则有约4、5 千万元的产值，另外今后每年档案管理咨询指导及数字档案馆系统的软件运维费用也是一笔可观的收入。
2) 有些单位自制或外购的档案系统已经使用多年，更新升级不及时，已经不能适应信息化发展的要求，如各单位投入大量的人力物力财力进行升级改造，完成后依然是各单位自己使用，花费高且没有统一的格式和标准，也没有系统间的共享。统一标准和系统后，每年延续的档案管理咨询及数字档案馆系统的软件运维费用及档案电子化的费用也是一笔可观的收入。
3) 海油总部及各所属单位可实现对本单位所有全宗档案资源的管理，通过系统可以检查各项管理制度的执行情况，增强档案工作的指导力。项目成果中具有自主知识产权的档案管理标准、规范和制度，在档案信息化管理领域，提高竞争能力和服务水平，在档案
管理方面达到世界一流能源公司的水平。
4) 在海油系统推广应用统一的档案管理系统，改变了过去部分单位没有系统，部分单位各自建设的状况，实现了从无到有，从分散到集中的跨越。各二级单位可以推广到三级、四级，架构本单位的档案信息化管理网络，实现各级单位之间的信息共享，为企业的发展提供信息服务。
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