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基建开发部 SOP 标准化管理 （档案管理流程图）
需要保留的作废文 件，须经基建开发部 总监批准后方可保留 确定分发范围，核定 分发数额，填写资料 发放表 作废原因：
a）与国家、 地方、有关 部门的法 律、法规、 标准、规范 有严重抵触 或被明令禁 止；b）已被 淘汰的资 料；c）本身 存在较大错 误，被原发 布单位用新 的资料予以 替代的资料
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基建开发部 SOP 标准化管理 （档案管理细则）
1 、 目的 为更好使基建开发部档案管理规范化、科学化，有助于开发部管理，管理 统一，形成一条规范化程序。
2 、 归档范围 2.1 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变 更、进度控制、质量控制）、工程验收资料等。
2.2 合同：设备采购、工程基建、设计合同、其他合同。
2.3 设备档案：物料、仓库等辅助设备。
2.4 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。
2.5 标准操作规程。
3 、 内容 3.1 资料的收集 3.1.1 从新项目开始时，由各岗位负责人将所产生的资料交到资料员处，并签 字确认。
3.1.2 资料的原件应交基建开发部办公室归档保存。如使用部门需要项目资 料，基建开发部资料员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。
3.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
3.2 资料的存档 3.2.1 档案采用按类别分类方式，做到层次分明，便于保管和利用 3.2.2 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理，并做电子目录，方便日后检索，档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成。
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323 基建开发部文员应建立“资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来 源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
324 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。
3.3 资料的使用 3.3.1 资料如有分发需要，应由基建开发部总监确定分发范围，核定分发数额。
由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“资料发放表” 。
3.3.2 公司员工需要查阅相关的档案资料，建立“资料借阅表” ，员工借阅必 须出示部门负责人的批条，并经基建开发部总监签字同意。
3.4 资料的作废 3.4.1 以下情况资料要进行作废处理 ：
a）
该资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标 准、规范有严重抵触，或被其明令禁止； b）
已被淘汰的资料； c）
因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料。
3.4.2 资料作废须由文员上报基建开发部总监批准。
3.4.3 已经发放的资料由基建开发部办公室按“资料发放表”限三日收回。
3.4.4 所有作废的资料必须填写“作废资料处理记录表”，并由基建开发部经 理批准后定期统一销毁。
3.4.5 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留。
4 、检查 4.1 基建开发部各类应归档文件应集中于档案员管理，任何个人不得私自保存， 更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻 重予以相应处理
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4.2 每月底部门负责人将对档案的资料进行抽查，每三个月与档案员共同对所 有资料进行一次彻查。
4.3 档案管理应帐实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情 节轻重予以相应处理。
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