公文管理制度
一、总则
1、公文处理必须做到准确、及时、安全，做到公文分类正确、标题完整、 格式规范、内容简明、措辞妥当，发送单位清楚，附表齐备。
2、一般不能越级行文，呈报的公文应一文一事，正式行文及签署合同的 应使用公司或项目名称全称。
二、适用范围
本制度适用于公司各职能部门和下属单位的行政公文处理。
三、职责权限
1、行政部是公司行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查、并指导各职能部门及下属单位的公文处理工作。
2、各职能部门和下属单位负责本部门、单位的公文处理及督办。
四、公文的分类
1、请示：请上级指示和批准，用“请示”。
3、指示：对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5、批复：答复请示事项，用“批复”。
6、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级 的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知 道事项，用“通报”。
8、公示：责任单位事先预告相关人员，用以征询意见、改善工作文体， 用“公示”。
9、决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议 讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
10、函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示 批准、询问和答复问题，用“函”。
11、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行 的，用“会议纪要”。
五、公文的格式
1、公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文文号、主题词等。
（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
（3）发文时间，以领导签发日期为准。
（4）公文文号一般包括单位代号、年号、顺序号。如公司发文 1 号文为“金建字[2012]1 号”，工会发文 1 号文为“金工字[2012]1 号”。
（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件名称和件数。
（6）收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
（7）文字一律从左至右横写横排。
2、公文纸一般用 A4 纸，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要 确定。
3、对上级单位的请示或报告，用单位名义发文。
4、内部行文，可按问题的种类和性质，以公司或部门名义行文。各部门发 文一般不用红头文件。
5、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则只发到各职能部门和下属单位，不直接发到车间和生产班组。
6、发文应根据需要确定主、抄单位，不得滥发。
六、公文处理的程序
1、发文处理。一般包括拟稿、审稿、会签、签发、用印、下发、归档程序。
（1）草拟公文的要求：
①要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政
策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明； ②情况要确定，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅力求简短； ③引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间； ④数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写； ⑤章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”； ⑥草拟公文首页必须填写统一格式的拟文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁； ⑦不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
（2）公文审核。公司的文稿由起草文件部门负责人审核后，送行政部核稿并统一编号。
（3）公文签发。公司行政文件一律由公司主要领导签发，工会文件由工会主席签发。
（4）公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
（5）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
（6）公文签发后，交付打印，由拟稿部门负责校对、盖章、装订、登记、分发。
①打印文件要美观大方，符合公文格式。
②公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
③印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，公文内容不能有“此页无正文”字样出现。
④装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。
⑤发放文件严格填写《文件发放记录》，接收单位签收文件后应及时填写《文件接收记录》以备后查。
2、收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
（1）上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
（2）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
（3）凡需办理的公文，应先送行政部经理签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。行政部经理在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在 3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过 15 天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
（4）加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
（5）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
3、公文办理完毕后，要及时送交档案室整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
七、文件的管理及存档
1、行政部要加强对文件管理人员的保密纪律教育。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。
2、各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、 录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，严格按照公司《档案管理制度》执行。各部门、各经办人不得逾期自行留存应该归档的文件。
3、没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
八、处罚规定
1、对未按时拟文、发文、收文的责任人，给予 100 元/次的罚款。
2、对未办理审批程序的发文的责任人，给予 100 元/次的罚款。
3、对未按标准格式发文的责任人，给予 100 元/次的罚款。
4、对于公文出现错误导致意思改变或出现文字错误的现象，给予责任人 50元/次的罚款。
5、对未按时做好文件归档的责任人，给予 50 元每份的罚款。
6、对于丢失文件的责任人，给予 200 元的罚款。
7、对于年度未按时上交档案或上交档案不完善的部门，给予部门负责人 200元的罚款。
相关热词搜索： 管理制度 市政 公文